E’ ormai scientificamente provato: il livello di produttività è inversamente proporzionale all’utilizzo della mail. Ovvero vale l’equazione: più mail mandi, meno lavori. Anche se nessuno lo dice, gli spammer peggiori sono i colleghi e il contagio da spam aziendale non risparmia nessuno.
Tra pochi usi e molti abusi, la vera iattura è la funzione “rispondi a tutti”. La maledizione del “rispondi a tutti” ha effetti devastanti. Le cose più semplici diventano complicate, si perde più tempo a leggere e rispondere che non a fare le cose e, ovviamente, alla fine qualcuno non ci capisce più niente.
Caso tipo: il capo convoca 7 persone per una riunione mercoledì alle 11,00. A ruota seguono, mettendo tutti in copia, 3 “ok”, 2 “va bene”, 1 “sono da un cliente” e 1 assenteista che non risponde. Rientra in gioco il capo: “la riunione è spostata alle 15,00”, a cui fanno eco 2 “perfetto”, 2 “ci sono”, 1 “ma io alle 15,30 devo andare via”, 2 “ok, ma in 2 ore ce la caviamo?”. E vai col terzo giro. Il capo: “vabbè. Visto che alcuni di voi mercoledì non possono, rimandiamo tutto a giovedì mattina alle 9,00”. Si scatenano 3 “va bene”, 1 “ho preso un giorno di ferie”, 1 “non sono sicuro di riuscire ad arrivare per le 9;00”, 1 “e se facessimo le 9,30?” e 1 “ok”. Siamo a 23 mail, ancora la riunione non è stata fissata e io, mentalmente, chiedo pietà e auguro un’avaria perenne al server. Meno male che a questo punto il capo si è stufato, riporta tutto al punto di partenza e aggiunge il fatidico e per me magico “chi cè, c’è, e chi non c’è, non c’è”. Nel frattempo, qualcuno si perde, e chiede: “ma alla fine, la riunione è al mattino o al pomeriggio?”. Totale: 27 mail!
Naturalmente, alla riunione ci si ritrova in 4, perché a parte l’assente giustificato, 2 erano convinti che ci si incontrasse al pomeriggio e 1 credeva che alla fine fosse saltato tutto.
E allora, contro lo spamming aziendale, propongo la seguente ricetta:
- il capo faccia il capo. Aboliamo le alternative. E i punti di domanda.
- bloccare tutte le mail che contengano “ok”, “va bene”, “d’accordo”, etc. L’affermazione non ha bisogno di essere dichiarata. La diamo per implicita. Rispondere solo se la risposta è negativa.
- assegnare un lotto massimo di mail interne al giorno. Dopo di che, blocco automatico della posta elettronica
- e per gli irriducibili… libero sfogo alla fantasia dei colleghi per mettere in atto qualunque forma di boicottaggio.
